Vorteile der digitalen Personalakte
Die Verwaltung von Papierakten ist aufwendig. Eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten verhindern eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb der HR-Abteilung und zwischen den Linien-Managern und HR-Verantwortlichen.
- Globaler und paralleler Zugriff auf Personalakten - unabhängig vom Standort
- Vereinfacht administrative Prozesse in der Personalabteilung
- Rasche Auskunftsbereitschaft, z.B. bei Referenzanfragen
- Gezielte Stichwortsuche, beispielsweise bei speziellen Sprachkenntnissen oder Programmiersprachen (Volltextsuche)
- Standardisierte Verwaltung durch einheitliche Aktenpläne
- Rollengerechte Zugriffsberechtigungen für HR Manager und Linienvorgesetzte
- Vertrauliche Mitarbeiterinformationen lassen sich elektronisch besser schützen als in Papierform
- Rechtskonforme Archivierung auf Basis von Aufbewahrungsrichtlinien; gilt auch für das Löschen der Akten nach dem Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer
- Problemlose Integration in bestehende HR-Systeme
- Schafft Platz auf Ihrem Schreibtisch und macht ein Papierarchiv überflüssig
- Hohe Akzeptanz bei HR Manager und Linienvorgesetzten
- Zusammenführen von digitalen Informationen (E-Mails, online Bewerbungen etc.) und papiergebundenen Informationen in einer Personalakte
Scanning vertraulicher HR Unterlagen im Scancenter
Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten und realisieren bei Bedarf auch das «elektronische Personaldossier», eine Softwarelösung für die gesetzeskonforme Verwaltung und Archivierung Ihrer Personalunterlagen.